ちょっと考えるだけで印象アップ!お誘いを断るメールのススメ

近年、瞬く間にインターネットや携帯電話が普及し、今では誰もがメールアドレスを1つは持っている時代。プライベートなら、あまり電話やメールで連絡をしない、という人もまだいますが、ビジネスとなると電話とは違って好きな時に送受信する事が出来るメールでの連絡は最早、必需品ですよね。

プライベートでも、ビジネスでも、飲み会等の食事や、レジャーの誘いがメールで来ることは珍しくありません。親しい人からの誘いなら、特に用事がなければ「絶対に行くよ!」とすぐ返信できますが、会社の苦手な上司や取引先の相手と二人きりの食事だったり、苦手な友人からの誘いだと「行きたくないなぁ…、どうやって断ろうかな?」と、困ってしまいますよね。お誘いを断るメールを送りたい時に、注意しなければならない事とは?それは、以下の3つです。

まず、お誘いメールを確認したら、できるだけ早く返信しましょう。基本的にはどんなメールでも、確認したらなるべく早めに返信するものです。その中でも、お誘いのメールのように、今後のスケジュールに関するメールは、特に優先的に返すべきです。なぜなら、お誘いをしてきた相手は、基本的に了承の返事をもらえる事を期待して行動しているかもしれないからです。

例えば、「今度2人でディナーなんていかがでしょうか?」というメールをあなたに送った人は、あなたの返信を待ちながら、当日に何か予定が入らないようスケジュールを調整しているかもしれませんし、素敵な夜景が見える人気レストランを探したり、事前予約が必要な店なら、とりあえずキープしようとしているかもしれません。返信が早ければ、相手が無理にスケジュール調整したり、店を探す必要もなくなりますから、結果的に相手に迷惑をかける事が少なくなります。

しかし、オフィスの営業時間外の土日に届いたメールだったとか、夜遅くにもらったメールだったので、翌日の朝に気がついた…という事もありますよね。どうしてもメールの返信が遅くなってしまったのであれば、きちんと「翌日の返信になってしまい、申し訳ございません」と一言謝罪を添えておけば、多少返信が遅くても、あなたへの印象は悪くなりませんよ。

次に、断るメールを送る時、断る言葉は明確に述べる事です。お誘いをくれた相手に断りづらいからといって、柔らかい表現を考えた結果「考えておきます」と答えるのは、結局来てくれるのかどうかが相手には分からないので、よい答え方ではありません。きちんと「その日は用事があるので、行けません…」等、相手にも分かるように答えましょう。但し、「無理です」というような完全に否定する言葉は強い言い方になってしまうので控えて下さいね。

最後に、断る文章には細かい気遣いを入れます。ただ断る文章だけのメールよりも、例えば「食事のお誘いありがとうございます。折角のお誘いなのですが、丁度当日に、用事が入っていまして…。」という文章の方が丁寧で心遣いを感じますよね。できればまた誘って欲しい!という人からのメールなら、最後に「次のお誘い、心よりお待ちしております。」という様に、次回に繋げる言葉を添えると、あなたの印象が良くなるだけでなく、相手は「また誘おう」と考えやすくなりますよ。

ちなみに、プライベートのメールであれば、相手によっては顔文字や絵文字を使うのも断る時の表現が柔らかくなる方法のひとつです。とても仲の良い人であれば、殆どの顔文字や絵文字を使っても問題ありませんが、文章の雰囲気と合わないものを使うのはやめましょう。「申し訳ないけど断りたい」という「気持ち」がうまく伝わらなくなってしまう事があるからです。