大ピンチ！どうしてもできない仕事を断る時のビジネスマナー

ビジネスマンなら、殆どの人が仕事に追われて忙しいものです。仕事が暇で暇でしょうがない、という人は滅多にいませんよね。その忙しさの程度は、人によってまちまちですが、会社が人件費の節約をしている為に、慢性的に人手不足という勤務環境もあります。そのため、「残業や休日出勤してまで働いているのに仕事が片付かない」と、途方のないオーバーワークに嘆いている人も多いのではないでしょうか？

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そんな状態にも関わらず、取引先や上司から新しい仕事の依頼をされて、苦笑いしつつ困ってしまう、なんて事がありますよね。可能であれば、依頼された仕事をこなして、得意先や上司からの評価を上げたい所です。しかし、自分の状況を見直しても絶対にできなさそうであれば、なかなか言いづらい事ではありますが、仕事の依頼を引き受けないよう断るという選択肢も考えなくてはなりません。そのような時、どのようにして依頼された仕事を断ると良いのでしょうか？仕事の断り方には、以下の３つのパターンがあります。

まず、素直に自分の状況を話し、「今は別の仕事が立て込んでいるのでできません」と言って断るパターン。同僚等、自分と仕事上の関係であまりパワー差がない相手から頼まれた場合なら、素直に理由を説明するだけで断れる事が多いからです。但し、どんなに仲の良い同僚でも「今、俺忙しいから無理だわ～」というように軽く答えるのは、相手に反感を与えてしまう事もあるので絶対にＮＧです。あくまで「出来れば手伝いたいんだけど、来月の例のプロジェクトの企画を練るのに立て込んでいるから、その仕事を受けるのは難しいかな…」というように、「時間があれば出来るのに」というような言葉を添えるのがベター。相手を思いやる言い方を心がけましょう。

次に、すぐに断るのではなく「来週だったら出来るのですが…急ぎの仕事でしょうか？」と仕事に取り組む時期をずらせないか聞いて調整したり、「私ではなく、同期の鈴木に今回は担当してもらうのが適任ではないでしょうか？」と代わりの適任者を提案したりという、代替案を伝えるパターンです。相手の依頼したい仕事が、今急いでやってほしい事ではなかったり、自分でなくてもできそうな仕事だったりする時はこの方法が最も有効です。代わりの適任者を提案する時は、他の人への押しつけにならないように十分注意して下さいね。他の人が自分の代わりに仕事を引き受けてくれたのであれば、一言お礼を言っておいた方が無難かもしれません。

最後に、得意先からの受注等で使える方法として「繁忙期ですので、この案件を引き受けても高いクオリティにする事ができません」というように、依頼した仕事が忙しさの影響で完璧なものに仕上げられない可能性がある、という事を伝えるパターン。あまり多用はできませんが、年末年始等、一般的に忙しいとされる時期や、何か社内で大きなトラブルが起きている時等はこの言い方で相手の理解を得られる事があります。

あくまで、仕事を依頼されるという事は、貴方を信頼しているという証でもあります。納期や内容が無理難題だったとしても最初から「無理です」と言って断ると、相手の信頼を裏切ってしまう事に繋がりますから絶対に避けましょう。最初から「無理」と言ってしまうと、相手が「もうこの人（この会社）には仕事を頼みたくない」とか、「今後は別の人（別の会社）に頼もう」と考えるようになってしまう事もあります。結果として、貴方や貴方の会社のビジネスチャンスを失ってしまう事になりかねないので、仕事を断る時は、断る理由と言葉を慎重に選んでから答えなければならないのです。